为进一步做好学校各类会议的保障工作，加强沟通与协作。3月8日下午，校长办公室、党委办公室和信息与网络管理处在广州校区召开工作交流会。校长办公室、党委办公室丁艮平主任，党委宣传部部长、校长办公室副主任蔡舒钏，党委统战部部长、党委办公室副主任殷丹，信息与网络管理处处长李伟林、副处长刘德嘉及两个部门有关人员参加会议。杨卫华副校长、纪委书记出席并主持会议。

杨卫华指出，制度、经验、态度以及繁杂事务多、顾此失彼是制约工作顺利开展的主要问题，部门之间唯有加强沟通协作，才能更好地做好未来的工作。为此，他要求：一是加强制度建设，形成制度保障。要进一步理清岗位职责，从制度上分清哪些工作由哪个部门管，哪些工作由哪些人来做，明确岗位分工，落实岗位责任，才能确保工作不出差错。二是要落实逐级汇报机制，特别是涉及到学校重大会议及活动的内容，收到通知后要第一时间报告给上一级领导，再由上级领导向分管校领导汇报，并在校领导的指导下认真落实各项工作任务。三是要加强沟通与协调，包括加强上下级领导之间的沟通与协调，部门之间、同事之间的沟通与协调，打破信息交换的障碍，涉及到多个部门共同参与的，部门之间要多交流、多通气、多支持，才能把工作做好。四是要把握具体工作的细节，如在会议的组织过程中，要做好任务分工、专人跟进，涉及到需要领导参与的活动项目，要提前知会相关领导，妥善安排，避免手忙脚乱，出现纰漏。

丁艮平、李伟林均认为：两部门人员在工作过程中态度认真，吃苦耐劳，值得肯定，但也有亟待改进和进步的地方：一是要注意分清工作的轻重缓急，涉及学校重大会议及活动要安排人员全程跟进；二是在活动开始前，要对活动的流程进行彩排预演，发现问题及时予以解决；三是要对会议室的现有设备进行全面检查、排查故障，及时更换无法使用的设备。

与会部门人员也纷纷表示，今后要更细致、更努力做好工作，不断提升业务水平。通过此次交流会，部门之间总结经验，为今后开展工作奠定了良好的基础。